استفد من الوقت

كل صباح تبدأ يومنا ونحن ننوي القيام بالكثير من المهام. فمثلاُ هناك أعمال لابد من إنجازها، وهناك أناس نود لقائم، وهناك المشروعات بعيدة المدى التي يتوجب علينا البدء فيها، والعديد من الأمور الأخرى. ولكننا في آخر اليوم نجد أننا لم نتحقق سوى جزء صغير مما كنا نعتزم القيام به، وبهذا نضطر في الأيام التالية للذهاب إلى العمل مبكراً والعودة في وقت متأخر ونعمل حتى في عطلة نهاية الأسبوع. حقا؟. إننا نشغل أنفسنا طول الوقت، ولكن دون جدوى.
وفي الصفحة التالية سوف أعطي لك بعض الطرق والاستراتيجيات الخاصة بتوفير الوقت، والتي ستساعدك على أن تكون أكثر إنجازاً. وتقوم بمهامك على نحو أسرع، وتظل ممسكاً بزمام أمورك.لو اتبعت هذه الأفكار فإن رحلتك على طريق النجاح سوف تصبح أكثر سلاسة وسهولة.

ضع مواعيداً محددة لإنجاز مهماتك
إن الضمان الوحيد لإنجاز العمال المهمة في مواعيدها المحددة وبالشكل الصحيح، هو أن تضع لنفسك مواعيد محددة للعمل. والطريقة الوحيدة لإتمام مهماتك هي أن تحدد لنفسك طوال اليوم فترات معينة للعمل فيها دون انقطاع. وهذه الفترات يمكن أن تكون ثلاثين أو ستين أو تسعين دقيقة. وهذا سوف يمكنك من تركيز كل انتباهك على المهمة التي تقوم بها في وقتها. بعد ذلك يمكنك أن تقوم بالآتي:
أغلق عليك بابك، أو ضع على باب المكتب لافتة تقول “ممنوع الإزعاج”.
افصل فيشه التليفون؛ حتى لا يستطيع أحد قطع خلوتك.
فكر جيداً، وركز كثيراً عندما تبدأ في الأعمال والمهام والمشروعات ذات الأهمية الكبيرة.
وإذا سألك لماذا تغلق باب المكتب، وتفصل سلك التليفون، وتختلي بنفسك، قل له جيفري ماير نصحني بذلك. فأي لقاء أو مكالمة تليفونية تخلق مزيداً من العمل لك. لذا فأول ما يجب عليك القيام به هو تحديد المهام التي أضيفت إلى جدول أعمالك أو في قائمة العمال الأساسية في برنامج أكت –Act، وبهذه الطريقة لن تنساها أبداً.
بعد ذلك عليك أن تسأل نفسك الأسئلة التالية:
1. متى يجب إتمام هذه المهمة؟
2. كم تستغرق من الوقت؟
3. ما مدى أهميتها؟
4. متى سأقوم بها؟
وبعد أن تجيب عن هذه الأسئلة ألق نظرة على التقويم، وخصص لهذه المهمة وقتاً كافياً لإتمامها.

دليل توفير الوقت
معظم المهام تستغرق وقتاً أطول من المتوقع. لذا أتح لنفسك نسبة 50% مدة إضافية من الوقت الأصلي لأداء المهمة.
“ولكن من المفروض أن أكون في خدمة عملائي”
يوماً بعد يوم يقول لي الناس أنهم يتوجب عليهم أن يكونوا تحت أمر زبائنهم. ويوم جون مثلاً يسير كالتالي:
يبدأ بالقيام بعمل لــــــــ”بيل”. ثم يدق جرس التليفون. ويتضح أن سالي على التليفون وتريد أن تسأله سؤالاً، فيبادر جون بترك عمل بيل جانباً، ويبدأ في إتمام طلب سالي. بعد ذلك يصل طرد بريدي من فريد. وعندها يتوقف جون عم إتمام مهمة سالي ويبدأ في إتمام مهمة فريد. بعد ذلك يضرب التليفون ويتضح أن فيليس هي المتحدثة، لديها مشكلة، فيبادر جون بترك كل شيء ويبدأ في حل مشكلة فيليس.
في آخر اليوم يكون لدى جون عدد من الزبائن يظنون أن الأعمال التي كلفوا جون بها قد أتمها. ولكن في الواقع لم ينجز منها شيئاً، فكل منها به جزء لم يكتمل. وكل يوم يمر يخلف وراءه قائمة من العمال التي لم تتم. وفي النهاية لم يستطع إرضاء أي من الزبائن. لا شك أن هذا الأسلوب لا يصلح إطلاقاً لإدارة عمل.

استفد بأقصى درجة من وقت صفاءك
هناك فترة من الوقت في كل يوم نكون فيه على أعلى درجة من الطاقة والحماس. وفي هذه الفترة تكون قدرتنا على التفكير والتركيز عالية جداً. وهذا هو الوقت “وقت الصفاء” أي الوقت الذي تكون فيه في أفضل حالاتك. فبعض الناس يكونون في أفضل حالاتهم في الصباح، وبعضهم يكون كذلك في الظهيرة وبعضهم يكون كذلك في منتصف الليل. وأيا كان وقت صفائك، احرص على الاستفادة منه لكي تنجز فيه أهم الأعمال وأكثرها إلحاحاً. وفي الجدول التالي، ضع معدلات لكفاءتك أثناء الفترات المختلفة من اليوم. انظر إلى كل فترة وارسم دائرة حول الرقم الذي يمثل مستوى إنتاجيتك. فرقم (5) مثلاً يشير إلى أكثر الأوقات إنتاجية. استفد من وقت صفائك لإتمام الأعمال المهمة، وابذل كل جهدك لترتيب مقابلاتك ومواعيدك وأنشطتك في أوقات أخرى من اليوم. سوف تجد أنك تنجز الكثير في وقت ضئيل وبأقل مجهود.
أضف تعليق

شاركه على جوجل بلس

عن انثى عربية